Per non confondere le revisioni, assegna a ogni file un identificativo univoco, salva le modifiche come nuove versioni e separa chiaramente bozze, prove in attesa di approvazione e file approvati. Usa lo stesso identificativo anche per la prova cartacea e conserva una traccia dell’approvazione.
Definisci gli stati dei documenti
Prima di creare le cartelle, stabilisci che cosa indica ogni stato:
- Bozza: file in lavorazione o ancora soggetto a modifiche.
- Prova di approvazione: versione inviata al cliente o al responsabile per controllare contenuti, impaginazione e correzioni.
- Prova di stampa: campione usato per valutare il risultato della stampa; può essere distinto dalla bozza di approvazione, come spiegato nella guida sulla differenza tra bozza di approvazione e prova di stampa.
- Approvata: versione per cui esiste una conferma esplicita del cliente o del responsabile secondo la procedura del tuo ufficio.
La parola “approvata” descrive quindi lo stato del file, non necessariamente il tipo di prova. Se dopo l’approvazione apporti una modifica, crea una nuova versione e riportala allo stato di bozza.
Scegli una nomenclatura univoca
Un nome efficace contiene almeno cliente, progetto, data, numero di versione e stato. Per esempio:
- CLIENTEX_PROGETTO_AAAAMMGG_v03_BOZZA.pdf
- CLIENTEX_PROGETTO_AAAAMMGG_v03_APPROVATA.pdf
Mantieni sempre lo stesso ordine, gli stessi separatori e la stessa forma delle sigle. Se il nome del progetto non è sufficiente a descrivere la modifica, puoi aggiungere una voce breve come “TESTO” o “COLORE”. Evita invece nomi ambigui come “finale2” o “finale_definitivo”, che non indicano quale versione sia davvero valida.
La guida di Stanford sulla gestione delle versioni suggerisce di includere nel nome un numero di versione, lo stato del file e, quando serve, una breve indicazione delle modifiche.
Organizza le cartelle per cliente
Una struttura semplice può essere questa:
- CLIENTEX/
- CLIENTEX/PROGETTO/01_BOZZE/
- CLIENTEX/PROGETTO/02_PROVE/
- CLIENTEX/PROGETTO/03_APPROVATE/
- CLIENTEX/PROGETTO/99_ARCHIVIO/
Conserva nelle bozze le versioni ancora modificabili e nelle prove i file inviati per la verifica. Sposta in “APPROVATE” soltanto la versione accompagnata dalla relativa conferma. Le versioni superate non vanno cancellate automaticamente: trasferiscile nell’archivio storico, soprattutto se possono servire per ricostruire una modifica o verificare quale file è stato usato.
Registra le modifiche in un log
Per ogni nuova versione annota almeno:
- data della modifica;
- numero della versione;
- persona che ha effettuato l’intervento;
- descrizione sintetica delle modifiche;
- stato del file;
- data, persona e modalità della conferma, quando il file viene approvato.
Il log può essere un foglio di calcolo o un documento condiviso nella cartella del progetto. Il suo nome deve seguire la stessa convenzione, per esempio CLIENTEX_PROGETTO_LOG. In questo modo il nome del file e il registro si completano a vicenda: il primo identifica rapidamente la versione, il secondo spiega che cosa è cambiato.
Segui sempre lo stesso flusso
- Crea l’identificativo: assegna cliente, progetto e numero iniziale alla prima bozza.
- Salva ogni revisione separatamente: quando cambiano contenuti, impaginazione o indicazioni di stampa, crea una nuova versione invece di sovrascrivere quella precedente.
- Aggiorna il log: registra la modifica appena salvi il nuovo file, non alla fine del lavoro.
- Invia la prova: usa una copia con stato chiaro e conserva nella cartella le eventuali osservazioni ricevute.
- Registra l’approvazione: conserva l’e-mail, il modulo, la firma o l’altra conferma prevista dal tuo processo insieme alla versione approvata.
- Blocca le modifiche non autorizzate: se il file approvato deve cambiare, non modificarlo direttamente; duplica la versione, aumenta il numero e riparti dallo stato di bozza.
Collega l’archivio digitale alla prova cartacea
Riporta sulla prova stampata lo stesso codice del file digitale, insieme a versione e stato. Puoi applicare l’etichetta alla busta o alla cartellina se non vuoi scrivere sul campione. Conserva le prove approvate in uno spazio separato dalle bozze e ordinale per cliente e progetto.
Se l’approvazione avviene su carta, scansiona il foglio o la pagina con la conferma e salvalo nella cartella della stessa versione. Se avviene per e-mail o tramite un sistema digitale, conserva il messaggio o il riferimento nel log. L’obiettivo è fare in modo che, partendo dal campione fisico, tu possa risalire al file corretto e, partendo dal file, tu possa trovare la prova corrispondente.
Proteggi l’archivio
Prevedi una copia di sicurezza dell’archivio digitale, includendo file, log e scansioni delle approvazioni. Definisci chi può modificare le bozze e chi può spostare i documenti nella cartella delle approvate. Applica inoltre le regole interne del tuo ufficio per i tempi di conservazione e per l’accesso ai materiali dei clienti.
Prima di chiudere un progetto, verifica che ogni file approvato abbia un nome coerente, che il log riporti l’ultima versione, che la prova cartacea sia identificata e che le versioni superate siano nell’archivio storico.